Il problema
Prima di Reliyre, il team HR di Acme gestiva ogni nuova assunzione con uno stack di tool che non parlavano tra loro: form Google per i dati anagrafici, mail per i documenti, Excel su Drive per il tracciamento, e una checklist Word con le attività da chiudere.
Per ogni nuovo dipendente l'onboarding richiedeva mediamente 2 settimane dall'invio del contratto al primo giorno operativo. La compliance GDPR era un secondo livello di lavoro: il registro Art. 30 si compilava manualmente prima di ogni audit, e le richieste di accesso ai dati richiedevano mezza giornata di un risorsa HR.
Quando Acme è passata da 30 a oltre 50 dipendenti in un anno, il modello ha smesso di funzionare.
La soluzione
Reliyre ha sostituito 5 tool con una piattaforma unica:
- Template di onboarding ripetibili per assunzioni operaie e office, con step preconfigurati
- AI Document Verification sui documenti caricati dal worker, con estrazione automatica dei campi e fraud detection
- Data Map automatica che classifica ogni campo per categoria GDPR, base legale e retention
- Worker portal mobile in italiano, con reminder automatici sugli step lasciati a metà
- DSAR self-service — il dipendente richiede i propri dati direttamente dal portale
Il deploy ha richiesto un pomeriggio: i template sono stati creati copia-incollando le checklist Word esistenti.
I risultati
Dopo 6 mesi di utilizzo:
- 47 nuovi dipendenti onboardati senza un foglio Excel
- Tempo medio onboarding sceso da 2 settimane a 2 giorni (–70%)
- 100% audit ready: ROPA, DPA e audit log esportabili da dashboard
- 4 richieste DSAR evase in media 8 ore (contro le 4-5 ore richieste solo per la raccolta dati prima)
- Nessuna anomalia rilevata nell'ultima revisione del DPO
Quote completa
"La svolta non è stata sostituire un tool con un altro. È stata realizzare che la compliance GDPR non doveva essere un lavoro a parte: doveva accadere automaticamente come effetto collaterale di onboardare bene. Reliyre fa esattamente quello."
Chiara Bianchi, HR Director · Acme Italia Srl